Aktualizacja 31 sierpnia 2023
Jeżeli jesteś przedsiębiorcą i zatrudniasz pracowników, którzy wykonują lub mają wykonywać pracę w państwach UE, EOG lub Szwajcarii i chcesz aby podlegali polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych musisz uzyskać dla nich odpowiednie zaświadczenie A1.
Rodzaj tego zaświadczenia A1 zależy od specyfiki pracy świadczonej przez pracowników delegowanych oraz od struktury organizacyjnej twojego przedsiębiorstwa. Poszczególne rodzaje zaświadczeń A1 regulowane są przepisami Rozporządzenia nr 883/2004 oraz Rozporządzeniem nr 987/2009
Spis treści
Czasowe delegowanie pracowników za granicę – zaświadczenie A1 z art. 12 ust. 1
Jeśli “normalnie” prowadzisz działalność w Polsce, zatrudniasz tu pracowników i chcesz czasowo “przenieść” część załogi do wykonywania pracy za granicą (w innym państwie członkowskim UE, EOG lub Szwajcarii) musisz złożyć wniosek do swojego oddziału ZUS w celu uzyskania zaświadczenia A1 regulowanego przepisem z art. 12 ust. 1 Rozporządzenia 883/2004. Wniosek należy złożyć na formularzu US-3
Jakie warunki musisz spełniać aby delegować pracowników za granicę?
Aby uzyskać zaświadczenie A1 z art. 12 ust. 1 Rozporządzenia 883/2004 musisz wykazać, że:
1) paca za granicą będzie wykonywana przez pracowników podlegających bezpośrednio twojej firmie (pracownik wykonuje twoje polecenia, ty wypłacasz mu wynagrodzenie, ty go zatrudniasz – niezależnie o umów, które łączą ciebie jako pracodawcę z zagranicznymi kontrahentami)
2) twoja firma “normalnie” prowadzi działalność w Polsce,
3) okres pracy delegowanych pracowników za granicą nie przekroczy 24 miesięcy,
4) delegowany pracownik nie może być “wysłany” za granicę w celu zastąpienia innego delegowanego pracownika,
5) delegowany pracownik podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych co najmniej 1 miesiąc przed rozpoczęciem pracy za granicą.
“Normalne” prowadzenie działalności w Polsce – co to oznacza?
Aby ZUS uznał, że krajem w którym twoja firma normalnie prowadzi działalność jest Polska, musisz wykazać, że:
- liczba pracowników wykonujących pracę w Polsce i za granicą jest co najmniej porównywalna,
- liczba umów realizowanych w Polsce nie jest marginalna w porównaniu do liczby umów wykonywanych za granicą,
- obrót osiągany za granicą nie jest większy niż ok. 20 % obrotu osiąganego w Polsce
- spełniasz dodatkowe kryteria w przypadku, gdy wyżej opisane są “na granicy”.
Delegowanie pracowników pracujących równocześnie lub na zmianę w Polsce i za granicą – zaświadczenie A1 z art. 13 ust. 1
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce i zatrudniasz pracowników, którzy równocześnie lub na zmianę pracują w Polsce i za granicą (w innym państwie członkowskim UE, EOG lub Szwajcarii) musisz złożyć wniosek do swojego oddziału ZUS w celu uzyskania zaświadczenia A1 regulowanego przepisem z art. 13 ust. 1 Rozporządzenia 883/2004. Wniosek należy złożyć na formularzu US-4
Jak uzyskać zaświadczenie A1 z art. 13 ust. 1?
Aby otrzymać zaświadczenie A1, musisz wykazać, że „pracownik normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub kilku państwach członkowskich”.
Chodzi o sytuację, w której pracownik wykonuje równocześnie lub na zmianę jedną lub kilka odrębnych prac w dwóch lub więcej państwach członkowskich, w tym samym lub kliku przedsiębiorstwach lub dla jednego lub kilku pracodawców. Jeśli pracownik wykonuje znaczną część pracy w państwie miejsca zamieszkania, jest objęty systemem zabezpieczenia społecznego miejsca zamieszkania.
Co jeśli pracownik delegowany nie wykonuje znacznej części pracy w Polsce?
Jeśli pracownik nie wykonuje znacznej części pracy w państwie miejsca zamieszkania, jest objęty systemem zabezpieczenia społecznego państwa, w którym:
- znajduje się siedziba zatrudniającego pracodawcy lub pracodawców,
pod warunkiem, że:
– pracownik jest zatrudniony przez jednego pracodawcę lub
– pracownik jest zatrudniony przez co najmniej dwóch pracodawców, których
siedziby znajdują się w jednym państwie członkowskim lub - znajduje się siedziba pracodawcy, innego niż państwo zamieszkania
pracownika, jeżeli pracownik jest zatrudniony przez co najmniej dwóch
pracodawców, których siedziba znajduje się w dwóch państwach
członkowskich, z których jedno jest państwem zamieszkania pracownika, lub - zamieszkuje, jeżeli pracownik jest zatrudniony przez dwóch lub więcej
pracodawców, a co najmniej dwóch z tych pracodawców ma siedzibę
w różnych państwach członkowskich innych niż państwo członkowskie miejsca
zamieszkania.
Znaczna część pracy najemnej – co to oznacza?
Za znaczną część pracy najemnej uważa się znaczną pod względem ilościowym część pracy. Przy czym nie musi to być największa jej część. Decyduje o tym:
– czas pracy lub
– wynagrodzenie.
Jeśli w danym państwie członkowskim, kryteria te są spełnione w proporcji mniejszej niż 25% (obu tych kryteriów), to uznaje się, że znaczna część pracy nie jest w nim wykonywana.
Jeżeli jednak pracownik jest zatrudniony tylko przez jednego pracodawcę, weryfikuje się tylko kryterium czasu pracy.
Jeśli pracownik jest zatrudniony przez dwóch pracodawców, których siedziby znajdują się w Polsce, również bierze się pod uwagę tylko czas pracy.
Natomiast w przypadku, gdy praca wykonywana jest na rzecz dwóch lub więcej pracodawców z siedzibami w różnych państwach członkowskich, bierze się pod uwagę czas pracy i wynagrodzenie.
