Dane do umowy o pracę - Co zbierać, a czego unikać?

Przy przygotowaniu umowy o pracę liczą się nie tylko dane osobowe, ale też to, które informacje wolno zebrać na danym etapie. Poniżej wyjaśniam, jakie dane do umowy o pracę są naprawdę potrzebne, co można pobrać jeszcze przed zatrudnieniem, a co dopiero po podpisaniu dokumentu. Dodałem też prostą checklistę, żeby łatwiej odróżnić dane obowiązkowe od tych, o które pracodawca nie powinien pytać „na wszelki wypadek”.

Najpierw oddziel dane do rekrutacji, samej umowy i akt pracowniczych

Ja w takich sprawach zawsze rozdzielam temat na trzy warstwy, bo to od razu porządkuje całą procedurę. Inne dane są potrzebne do oceny kandydata, inne do podpisania umowy, a jeszcze inne do obsługi kadrowo-płacowej po zatrudnieniu. Ten podział ma znaczenie praktyczne: dzięki niemu nie miesza się informacji, których pracodawca może żądać, z tymi, które są tylko „mile widziane”.

W praktyce największe pomyłki pojawiają się właśnie wtedy, gdy ktoś nie odróżnia tych trzech poziomów. Gdy ten podział jest jasny, łatwiej przejść do konkretów: najpierw do danych kandydata, potem do informacji zbieranych już po zatrudnieniu.

Jakie dane można zebrać od osoby kandydującej

Kodeks pracy daje tu dość precyzyjny katalog i warto się go trzymać dosłownie. Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może żądać przede wszystkim danych podstawowych, czyli:

• imienia lub imion i nazwiska;
• daty urodzenia;
• danych kontaktowych wskazanych przez tę osobę, na przykład telefonu lub adresu e-mail;
• wykształcenia;
• kwalifikacji zawodowych;
• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, ale bez informacji o wynagrodzeniu z obecnej i poprzednich prac.

Nie każde stanowisko wymaga jednak pełnego zestawu informacji o wykształceniu i historii pracy. Pracodawca może o nie poprosić tylko wtedy, gdy są rzeczywiście potrzebne do wykonywania pracy określonego rodzaju albo na konkretnym stanowisku. To ważne rozróżnienie, bo przy prostych pracach administracyjnych albo sezonowych nie zawsze będzie podstawą do sięgania po całą zawodową biografię kandydata.

Ja zwracam też uwagę na dane kontaktowe. To kandydat wskazuje, jakie dane kontaktowe podaje, więc nie musi ograniczać się do jednego kanału, jeśli nie chce. W praktyce dobrze mieć przynajmniej taki kontakt, który pozwoli szybko domknąć formalności po wyborze oferty. To właśnie ten zestaw zwykle stanowi bazę do dalszych kroków, więc w kolejnym kroku przechodzimy do danych zbieranych po podpisaniu umowy.

Co dochodzi po podpisaniu umowy i dlaczego pracodawca o to pyta

Po nawiązaniu stosunku pracy katalog rozszerza się o informacje potrzebne do prowadzenia akt osobowych, rozliczeń i korzystania ze szczególnych uprawnień. Tu pracodawca może żądać dodatkowo:

• adresu zamieszkania;
• numeru PESEL, a jeśli go nie ma, rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• innych danych osobowych pracownika, a także danych dzieci i najbliższej rodziny, jeżeli są konieczne do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeśli nie było podstawy, by zebrać je wcześniej;
• numeru rachunku płatniczego, jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

To właśnie na tym etapie najczęściej pojawiają się dane potrzebne do płac, ZUS i ewidencji czasu pracy. Warto pamiętać, że udostępnienie danych następuje w formie oświadczenia pracownika, a pracodawca może zażądać dokumentu potwierdzającego tylko w zakresie niezbędnym do weryfikacji. Nie chodzi więc o automatyczne kopiowanie wszystkiego, co da się zeskanować, tylko o sensowne potwierdzenie faktów, które naprawdę mają znaczenie dla zatrudnienia.

Praktyczny przykład: jeśli pracownik korzysta z uprawnień związanych z rodzicielstwem, pracodawca może potrzebować informacji o dzieciach. Jeśli jednak takie uprawnienia nie mają zastosowania, nie ma powodu, by pytać o dane rodzinne. Właśnie dlatego ten etap jest bardziej „operacyjny” niż rekrutacyjny i zwykle zaczyna się dopiero wtedy, gdy umowa jest już uzgodniona. Dopiero wtedy przechodzi się do tego, co musi znaleźć się w samym dokumencie.

Co musi się znaleźć w samej umowie

Tu nie chodzi już tylko o dane osobowe, ale o minimalną treść umowy wymaganą przez przepisy. Umowa o pracę powinna określać:

• strony umowy;
• adres siedziby pracodawcy, a gdy pracodawca jest osobą fizyczną bez siedziby, jego adres zamieszkania;
• rodzaj umowy, na przykład na okres próbny, na czas określony albo na czas nieokreślony;
• datę zawarcia umowy;
• warunki pracy i płacy, w tym rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie ze wskazaniem składników, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy.

Przeczytaj również: Zwolnienie lekarskie po ustaniu zatrudnienia - ZUS wypłaci zasiłek?

Przy umowie na okres próbny

Jeżeli umowa jest zawierana na okres próbny, trzeba dopisać jeszcze czas jej trwania albo dzień zakończenia. W zależności od ustaleń stron mogą pojawić się także dodatkowe postanowienia, na przykład o przedłużeniu umowy o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności. Przy tym typie umowy szczególnie ważna jest precyzja, bo każdy błąd w datach przekłada się na późniejszą ocenę wypowiedzenia i całego przebiegu zatrudnienia.

Samą umowę warto czytać jak dokument operacyjny, a nie formalność do odhaczenia. Jeśli wszystkie elementy są wpisane jasno, późniejsze aneksy, sprostowania i pytania do działu kadr zdarzają się dużo rzadziej. A to prowadzi prosto do kolejnej kwestii: czego pracodawca nie powinien żądać, nawet jeśli „tak jest u nas zawsze”.

Czego pracodawca nie powinien żądać bez podstawy

Tu najłatwiej o nadużycia, bo granica między „przydatne” a „nadmiarowe” bywa w praktyce rozmyta. Pracodawca nie powinien żądać danych, które nie mieszczą się w katalogu z Kodeksu pracy albo nie są niezbędne do wykonania obowiązku wynikającego z prawa. W szczególności chodzi o:

• informacje o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy;
• dane o życiu prywatnym, których nie da się uzasadnić zakresem obowiązków;
• nadmiarowe kopie dokumentów, jeśli wystarcza samo oświadczenie lub wgląd do dokumentu;
• dane wrażliwe, jeśli nie ma do nich wyraźnej podstawy prawnej albo pracownik nie przekazuje ich z własnej inicjatywy.

W praktyce warto zapamiętać jedną prostą zasadę: to, że kandydat lub pracownik coś podał, nie oznacza jeszcze, że pracodawca może dowolnie to zbierać i wykorzystywać. Zgoda nie jest tu uniwersalnym „kluczem do wszystkiego”, a jej brak nie może być podstawą niekorzystnego traktowania. Jeśli pracodawca chce wyjść poza standardowy zakres, powinien umieć wskazać konkretną podstawę prawną i cel. To właśnie ten filtr najczęściej oddziela poprawną praktykę od zwykłego zbierania danych na zapas.

Gdy znasz granice katalogu, łatwiej wyłapać najczęstsze błędy, które pojawiają się przy kompletowaniu dokumentów.

Najczęstsze błędy przy kompletowaniu dokumentów

W tej części nie ma wielkiej teorii, jest za to sporo praktyki. Najczęstsze błędy, które widzę przy przygotowaniu dokumentów do zatrudnienia, to:

• mieszanie danych rekrutacyjnych z kadrowymi i proszenie o wszystko naraz bez sprawdzenia podstawy;
• żądanie informacji o wynagrodzeniu z poprzedniej pracy, choć przepisy tego nie przewidują;
• brak aktualizacji adresu lub konta bankowego, co później utrudnia wypłatę i korespondencję;
• niedoprecyzowanie rodzaju pracy, miejsca pracy i startu zatrudnienia w samej umowie;
• żądanie dokumentów „na wszelki wypadek”, mimo że wystarczyłoby oświadczenie pracownika.

Najbardziej kosztowny błąd to zwykle nie brak jednego załącznika, tylko brak porządku w całym zestawie informacji. Jeśli dokumenty są rozdzielone na etapy, umowa jest czytelna, a kadry wiedzą, czego wolno żądać, proces przebiega znacznie sprawniej. Z takim podejściem ostatni krok sprowadza się już do krótkiej kontroli przed podpisem.

Krótka checklista przed podpisaniem umowy, która oszczędza poprawki

Przed złożeniem podpisu sprawdzam zawsze kilka prostych rzeczy, bo to one najczęściej wyłapują błędy jeszcze przed startem pracy:

• Czy imię, nazwisko i data urodzenia są zgodne z dokumentem tożsamości?
• Czy adres pracodawcy wpisano prawidłowo i bez skrótów, które mogą budzić wątpliwości?
• Czy rodzaj umowy, stanowisko, miejsce pracy i dzień rozpoczęcia pracy są zapisane jednoznacznie?
• Czy wynagrodzenie ma wskazane składniki, a nie tylko jedną kwotę „na oko”?
• Czy wiadomo, czy wypłata idzie na rachunek, czy do rąk własnych?
• Czy pracodawca ma podstawę do zbierania dodatkowych danych, na przykład o wykształceniu, historii zatrudnienia albo dzieciach pracownika?

Jeśli ta krótka lista się zgadza, zwykle reszta formalności przebiega bez nerwowych poprawek. Najbezpieczniej jest trzymać się prostego schematu: zbierać tylko to, co wynika z przepisów albo jest naprawdę potrzebne do wykonania umowy, a wszystkie dodatkowe dane uzasadniać konkretnym celem. W praktyce właśnie to daje najwięcej porządku i najmniej ryzyka przy zatrudnieniu.